Leuven Europese Culturele Hoofdstad 2030
De beginsituatie
De stad Leuven dingt mee naar de prestigieuze titel van Europese Culturele Hoofdstad 2030. Daarvoor moest in de loop van 2024 een ‘bidbook’ ingediend worden dat aan veel en vooral veeleisende voorwaarden moest voldoen.
De weg daar naartoe is voor elke kandidaat-hoofdstad een enorme uitdaging. Niet alleen om een sterk inhoudelijk verhaal te schrijven, maar ook om een breed netwerk van (groot)stedelijke actoren te betrekken.
Elke stad gaat anders met die uitdaging om. Leuven besliste om 3 intendanten aan te stellen die samen met een stuurgroep de eindverantwoordelijkheid zouden dragen voor het bidbook. De keuze voor 3 intendanten was een originele, maar ook wel gewaagde insteek. Want een gezamenlijk verhaal schrijven met drie sterke persoonlijkheden is niet vanzelfsprekend. Maar het kon ook heel verrijkend zijn. Het was de gok waard.
Begin juli, één jaar voor de indiendatum, bleek de samenwerking in de stuurgroep volledig te zijn vastgelopen. Niet tussen de intendanten, maar in de hele groep. Veel miscommunicatie, eindeloos durende besluitvorming, en vooral … veel frustraties. De situatie was zelfs zo ernstig dat ze overwogen om de stekker er volledig uit te trekken. Er moest snel iets veranderen.
De vraag aan mij
Help ons de vinger op de wonde te leggen. Waarom werkt het niet. En hoe geraken we hier uit?
De aanpak
Voorbereiding
Ik heb zoals bij elke opdracht carte blanche gevraagd om met iedereen die links of rechts bij het project betrokken is te mogen spreken. Ik noem het mijn license to operate. Niet dat er veel tijd was voor eindeloze gesprekken, maar enkele sleutelfiguren van buiten de stuurgroep moesten zeker ook gehoord worden.
Stap 1
Individuele, diepgaande en vertrouwelijke gesprekken met een tiental mensen. Ik heb bij dit soort gesprekken leidende vragen in het achterhoofd, maar ik ga toch vooral op zoek naar waar het voor elke persoon wel/niet stroomt. Dat kan heel verschillend zijn, ver voorbij de vragen waar ik zelf aan zou denken. Door die breedte en het onverwachte toe te laten, ontstaat een rijk en genuanceerd beeld van wat er aan de hand is.
Stap 2
Verwerking van de informatie. Dat is een proces dat van mij behoorlijk wat energie vraagt. Lezen en herlezen van notities, patronen zoeken, opnieuw alles in vraag stellen, mijn buikgevoel volgen en toetsen, mijn kennisbank erbij nemen …
Een aantal struikelblokken kwam in elk gesprek naar voor, dat was overduidelijk. De verleiding is dan groot om daar op te gaan focussen. Maar dat leidt meestal tot een te simplistische conclusie die onrecht doet aan de complexiteit van de situatie. Er is altijd meer aan de hand, en ik wilde vooral kunnen benoemen waaróm de groep zich zo had vastgereden. Waarom zijn ze niet zelf rond die struikelblokken geraakt? Wat maakt dat zo’n groep van intelligente, gedreven, empatische en goedbedoelende mensen in een dynamiek verzeilt geraakt die zo verlammend werkt?
Stap 3
De terugkoppeling naar de stuurgroep en hun opdrachtgever (Stad Leuven) was een belangrijk moment om tot begrip en vervolgens actie te komen. Ik vlieg zo’n terugkoppeling graag no-nonsens aan: liefdevol en respectvol, maar direct. Die stijl kan confronterend zijn, maar daarin zit net de grote kans tot verandering.
In het begrijpen en vooral het accepteren van de situatie zoals ze is (en te horen hoe iedereen die wellicht anders ervaart), ontstaat vrijheid om nieuwe keuzes te maken.
Dat is ook wat hier gebeurde. Na de zelfreflectie hebben we gekeken naar opties om tot een gezonder werksysteem te komen. Dat hield ondermeer een structuurwijziging in en een nieuw afsprakenkader tussen de stad en de intendanten.
Het resultaat
De opdrachtgever liet me enkele maanden later weten dat de hele werking in korte tijd weer vanzelf en voluit is gaan stromen. Alsof er een groot blok in de rivier was verlegd.
Leuven diende het bidbook succesvol in en geraakte door de eerste selectieronde, samen met Brussel (Molenbeek) en Namen.
Andere klantencases om inspiratie uit te halen
Musea Turnhout
De structurele samenwerking van de drie stadsmusea was aan een grondige herziening toe…
Organisatieontwerp bij BRUZZ
BRUZZ is een Vlaams-Brussels mediabedrijf dat ontstond uit een fusie van 5 organisaties. Niet evident om daar een goedfunctionerend systeem van te maken…