Musea Turnhout
De beginsituatie
De stad Turnhout beheert drie musea – Speelkaarten, Taxandria, Begijnhof – die een tiental jaren geleden structureel moesten gaan samenwerken. De achterliggende redenering was efficiëntiewinst, maar in de praktijk werd het een moeizaam verhaal waarbij veel energie verloren ging. Dat vroeg om een grondige herziening.
De vraag aan mij
Scherpstellen van de missie/visie van de drie musea en de vertaalslag maken naar een optimale organisatiestructuur.
De aanpak
Stap 1
Missie en visie. Met een kleine denktank hebben we de werking van de musea van ‘nul’ herdacht. Die oefening bracht ons van een blik op de context naar hun raison d’être. Vandaar formuleerden we een gezamenlijk droombeeld, of het ideaal mochten er geen beperkingen zijn.
Dat was trouwens het moment waarop we samen aanvoelden dat er opnieuw enthousiasme ontstond over een mogelijke toekomst. Ik ben tijdens zo’n trajecten erg gevoelig voor de mate waarin er nog levensenergie aanwezig is de organisatie. Soms kom je tot de vaststelling dat een initiatief op z’n laatste benen loopt.
Stap 2
Vervolgens heb ik de werkgroep food for thought aangereikt over nieuwe manieren van organiseren (zie ook mijn inspiratiesessies). Samen hebben we gekeken naar uiteenlopende organisatiestructuren en nieuwe tendensen. Niet alleen in theorie, ook bij musea die in een vergelijkbare situatie werken.
Stap 3
In stap 3 gaven we vorm aan het droombeeld. De werkgroep ontwierp eerst een superstructuur (zonder detailniveau) die de verhouding tussen de drie musea en alle diensten duidelijk maakte.
Wanneer daarover akkoord was – ook bij de achterban, trouwens – werd ze ingevuld op detailniveau: welke rollen hebben we overal nodig om te doen wat we moeten doen? En welke implicaties heeft dit t.a.v. medewerkers en onze manier van (samen)werken.
Stap 4
De denkoefening was na 3 maanden klaar. Hierna begon het echte werk: de implementatie.
Het resultaat
Het traject werd heel positief beoordeeld door alle betrokkenen, het gaf zuurstof en goesting voor een doorstart. Er lag vooral een geloofwaardig en ambitieus verhaal klaar. Dat werd een beetje later bevestigd toen de stad Turnhout bij een bezuinigingsronde de musea buiten schot liet en zelfs meeging in de vraag naar extra middelen.
Tegelijk heb ik in dit traject nog maar eens de relativiteit van mijn eigen inbreng vastgesteld. Dit traject slaagde dankzij de sterke combinatie van mensen in die werkgroep. Ik was slechts de tuinman. En hoewel daar een sterk zaadje werd geplant, bleek het de jaren nadien een hele uitdaging om dat tot bloei te laten komen. De werkelijkheid kan weerbarstig zijn. Dat vroeg en vraagt sterk leiderschap, veel vertrouwen, veel doorzettingsvermogen.
Andere klantencases om inspiratie uit te halen
Leuven Europese Culturele Hoofdstad 2030.
De weg naar die prestigieuze titel is voor elke kandidaat-hoofdstad een enorme uitdaging …
Organisatieontwerp bij BRUZZ
BRUZZ is een Vlaams-Brussels mediabedrijf dat ontstond uit een fusie van 5 organisaties. Niet evident om daar een goedfunctionerend systeem van te maken…