Het Viable System Model: wat jouw organisatie kan leren van het menselijk lichaam

Een organisatie is een complex samenwerkingsverband. Veel bewegende delen, onderlinge afhankelijkheden, individuele visies, persoonlijkheden en rugzakjes. Om daar toch eenvoud en hanteerbaarheid in te brengen, is er één model waar ik al jaren op terugval, in bijna elke organisatie waar ik kom: het Viable System Model, kortweg VSM.

Het mooie eraan is dat het van de natuur is afgekeken.

Het VSM is een bril die in elk levend systeem dezelfde vijf cruciale functies zichtbaar maakt. Zo zie je meteen waar een organisatie gezond is, en waar ze hapert.

Het lichaam als blauwdruk

Stafford Beer (1926-2002), een Britse cyberneticus en de grondlegger van de management-cybernetica, ontwikkelde het VSM vanuit een fascinerend uitgangspunt. Hij bestudeerde een systeem dat miljoenen jaren voorsprong heeft op elke onderneming: het menselijk lichaam, en de manier waarop ons brein de spieren en organen aanstuurt.

Wat hij daar zag, goot hij in een model dat opgaat voor elk levensvatbaar systeem. Voor een cel, een mens, een team, een organisatie, een hele samenleving.
De kern is verrassend eenvoudig. Een gezonde organisatie is een levend systeem dat in balans blijft met zijn omgeving. Lukt dat? Dan past die organisatie zich aan wanneer de wereld verandert.

Vijf functies die elk levensvatbaar systeem nodig heeft

Beer ontdekte dat elk levensvatbaar systeem vijf functies of subsystemen nodig heeft. Die moeten alle vijf aanwezig én gezond zijn, en voortdurend met elkaar in verbinding blijven. Valt er één weg of hapert er één? Dan loopt het hele systeem mank. Maar daar zit ook de kans op gericht herstel.

Belangrijk: met functies bedoel ik hier geen jobs, personen of vakjes in een organigram. Het zijn eerder lichaamsfuncties, zoals ademen, je evenwicht bewaren of nadenken. Je kan ze op veel manieren verankeren in de organisatie: via personen, teams, overlegorganen, afsprakenkaders of planningssystemen.

Het operationeel systeem

Systeem 1 doet het werk. Dit zijn de operationele units, de spieren en organen van je organisatie. Hier ontstaat de eigenlijke toegevoegde waarde van je organisatie: het product dat iemand maakt, de klant die geholpen wordt, de voorstelling die het gezelschap speelt.

Alle andere functies bestaan om dit mogelijk te maken.

Het meta-systeem

Systeem 2 tot 5 vormen samen het meta-systeem – alles wat het werk van systeem 1 coördineert en stuurt.

Systeem 2 verbindt. Het zorgt dat de operationele units elkaar niet voor de voeten lopen en met elkaar verbonden blijven: communicatiekanalen, gedeelde afspraken, standaarden. Horizontale afstemming, zonder oordeel, zonder macht. Denk aan het zenuwstelsel dat je organen en spieren onophoudelijk op elkaar afstemt zonder dat je erbij stilstaat. Het onzichtbare netwerk dat alles laat samenwerken en botsende belangen voorkomt of gladstrijkt.

Systeem 3 stuurt het hier en nu. Het overziet alle units samen, verbetert de samenwerking, en verdeelt de middelen. Het vertaalt de grote koers naar wat elke S1-unit vandaag en deze maand concreet te doen heeft. Denk aande hersenstamdie je interne huishouding in evenwicht houdt (ademhaling, hartslag, bloeddruk) en energie stuurt naar waar ze nodig is.De slimme thermostaat van het systeem, , die bepaalt hoe warm elke kamer precies mag worden. Regelmatig gaat S3 ook zelf rechtstreeks checken of alles loopt zoals verwacht.

Systeem 4 kijkt naar buiten en naar morgen. Het zijn de zintuigen van je organisatie, de sensoren die de omgeving aftasten: markt, technologie, publiek, maatschappij. Hieruit ontstaan aanpassing, toekomstplanning en vernieuwing.

Systeem 5 bewaakt wie je bent. Dit systeem gaat over identiteit, waarden en de koers die je vaart. Als het erop aankomt, valt hier het laatste woord over waar het hele systeem voor staat. Stafford Beer noemde dat veelzeggend ‘the will of the people’: de bestaansreden van het geheel.

Binnen en buiten: twee kanten van hetzelfde systeem

In de vijf systemen zit een mooi evenwicht:

Die buitenwereld staat overigens niet los van het model, ze hoort er onlosmakelijk bij. Een levend systeem bestaat enkel in relatie tot zijn omgeving. Een organisatie zonder voeling met haar markt, publiek of maatschappij is als een lichaam zonder zintuigen: vroeg of laat loopt het ergens tegenaan.

De baboesjka-structuur van een gezonde organisatie

Eén specifieke eigenschap maakt het VSM bijzonder waardevol: het patroon herhaalt zich op elk niveau. Niet alleen de hele organisatie functioneert – of zou moeten functioneren – als een autonoom systeem met die vijf functies.Elk onderdeel binnen Systeem 1 doet dat ook.

Stel het je voor als die Russische baboesjka-poppen: in elke pop zit een kleinere pop. Dat is het principe van geneste cellen waarop ik organisatie ontwerp. Elk team, elke cluster draagt zijn eigen vijf functies in zich, moet op zichzelf levensvatbaar zijn, en heeft een eigen vorm van sturing en identiteit. Zijn eigen kleine metasysteem, zeg maar.

Daarom heeft elk onderdeel ook hetzelfde nodig om gezond te draaien: een helder doel, de middelen om dat waar te maken, en zoveel mogelijk autonomie binnen duidelijke grenzen.

Meer dan een organigram

Het VSM is in de eerste plaats een diagnose-instrument, geen kant-en-klare oplossing. De vijf functies herkennen maakt zichtbaar waar het knelt: welke functie ondermaats is, welke ontbreekt, of waar de verbinding tussen twee functies hapert.

Een organigram toont de botten van je organisatie. Het VSM is de scan die laat zien hoe het lichaam vanbinnen werkt, met zijn organen, doorbloeding en activiteiten.

Er zit nog veel meer onder de motorkap dan wat ik hier beschrijf., Maar zelfs deze korte toelichting kan al wat scherpte bieden om naar je eigen organisatie te kijken.

Benieuwd wat het Viable System Model blootlegt in jouw organisatie?

Wil je weten hoe jouw organisatie scoort op deze scan, maar wil je dat liever niet alleen doen?

Neem gerust contact op, dan kom ik deze oefening graag begeleiden in jouw organisatie.

Voor wie dieper wil graven in het Viable System Model

Vier bronnen die ik waardevol vind:

Patrick Hoverstadt, The Fractal Organization (2008): de meest toegankelijke moderne inleiding, met veel praktijkvoorbeelden.
Stafford Beer, Brain of the Firm (1972): het grondleggende werk, waarin Beer het model afleidt uit de werking van lichaam en brein.
Jon Walker, The VSM Guide: een gratis, praktische handleiding, oorspronkelijk geschreven voor coöperaties en social-profitorganisaties. Hier online te vinden.
Metaphorum.org: de organisatie die Beers werk levend houdt, met artikels, boeken en verwijzingen.